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如何安全快速提高非标采购工作效率

  作为一名采购人员,几乎每个人都有自己的一套采购方法,其实目的不外乎是达到高效率,这就要求除了学习有参考价值的思维理念,更要懂得如何提升自身的能力和提高工作效率。

  一、价格、质量、交期这三要素如何平衡?

  首先我们把这三要素来排个序:质量第一、交期第二、价格第三。然而,一般情况下采购总是会把价格放在首位考虑,觉得价格才是重中之重,这往往会使得后续问题不断。其实稍微想一下就能明白,若是质量不稳定的话,就一定会影响到交期,也会无形中提高了采购价格

  (这个多米诺效应就是采购导致的,要算在采购账上)。交期当然也不是越短越好,交货太快会带来货款的最短期支付,给公司带来资金压力。所有应该首先做到质量合格,其次交货准时,再是价格合理。所有的采购都应该清楚,现实中从来找不到价格最低、质量最好、交货最快的供应商。




  二、新供应商开发及产品前期如何导入?

  身为一名采购人员,很重要的一部分就是要开发供应商,然而许多供应商在接受考核前或多或少会做一些前期工作掩饰自身的不足,这就需要你寻求到新的方法去探寻那些供应商真实的一面。如若不顾这些因素,一旦相互合作,后期将会问题不断。

  当然,与供应商的合作并不是传一份图纸,然后报价再下单生产这样简单。在与供应商开始走报价流程前,一定要详细了解供应商的状况:设备能力、工艺能力、生产能力、周边配套是否便利、地理位置、目前生产饱和度、是否有同类(或同材质)产品、供应商接单的积极度等。

  上面这些看起来再普通不过的问题,却是采购的重心所在,然而很多采购往往都会忽略这点。在对供应商的状况确定掌握时,再发图纸报价,在报价过程中一定要结合实际情况把图纸的要点先与供应商沟通,比如:之前存在的质量问题、产品使用环境、关键尺寸、关键技术要求等,让供应商能比较准确的报价。对于试样件采购必须全流程跟踪,把要点与供应商沟通。这样供应商开发成功率比较高。




  三、采购员到底需要掌握哪些专业知识?      相关文章:采购员职责:今天来说说采购员的工作

  至少自身负责的主要采购项目的专业知识必须具备,否则不可能和供应商有良好的沟通,也不会有一个合理的价格,这样的采购员肯定是行尸走肉。当然买的永远没有卖的精,好的采购对自身的主要采购物料的原材料、加工工艺、工时状况等重点要素非常了解,要做到勤跑现场观摩实际生产状况,做到心中有数。其余采购物料的大概知识也要知道。

  四、如何应对多品种、小批量、低金额、短交期的产品采购工作?

  好多公司都有这样的状况,真的很纠结,很多采购人员的做法就是把这些物料统统发到一家供应商,觉得好管理,催货方便,东西多了采购金额大一点供应商也有点积极性,但是往往实际情况确适得其反,不是这个物料赶出来了那个物料就延期了;甚至供应商还要再往下分包其他协作厂家,掌控起来异常艰难,供应商也疲于奔命、怨言多多,最后伤害了供需双方。对于这样的情况首先要把这些物料分类,如机加工件,从其材质、生产工艺、表面处理等分别区分,分别下单,下单前要了解清楚目前供应商目前的生产现状、是否有现成材料等情况,如供应商或公司生产上有突发情况也好调整。

  五、如何深层次的看懂报价单?如何争取到最合理的价格?

  先多家报价,接着多家比价,然后多家议价,最后确认最低价,这也许是最简单的方式,但不是最有效的方式。有的时候这是采购人员最喜欢用的方式,因为这个是各公司最喜欢的也能够接受的核价机制,但往往最后价格都不是最好的。对于报价单一定要求供应商提供的越细致越好,把各成本核算项目写清楚,越细也就越掩盖不了问题,采购员仔细分析就能发现问题,核价也就越清楚,供应商也才能接收你的议价要求,这样的价格才会是合理的价格。




  六、如何牵制供应商的策略?

  在制定采购策略时,首先要详细了解采购环境,其中对供应商的考核也是制定决策依据的一个重要因素。很多采购也都意识到了这项工作的重要性,但总由于某种原因无法实施,或是只是在走程序,导致采购管理无法制定精准的采购策略。

  另外,无特殊情况采购要坚决杜绝供应商“独此一家”的情况发生,任何物料都必须有2家以上的供应商,哪怕价格不一样、物料的订购量再小都要有2家以上,一是避免供应商出现停电、放假、搬厂等客观因素,另一方面也有个相互制约。很多采购员都听见过“独此一家”的供应商最常说的“对不起,你再催,我不做了”或者直接回复让你撤单,这样时候采购员的出路只有妥协,哪怕质量再差、交期再长、价格最高,需方只好无条件的接受。采购工作就变成一塌糊涂了!

  七、如何与供应商快捷有效的沟通,并让沟通结果与实际吻合?

  任何沟通能直接当面沟通最好,其次能发邮件不要传真,能传真的不要只电话,只有电话沟通没有记录;沟通中最好不要出现尽快、尽量、大约等模糊结果,一定要有确定的结果。并时时追踪。

  八、采购工作到底需要做到哪个环节才算完成?

  作为一名采购人员,你是否认为将物料催回厂就算工作结束了呢?物料到厂往往整个采购过程才进行了一半,首先在条件允许的情况下采购人员要第一时间到现场了解物料进厂状况,在检验前初步了解质量状况、到货数量、到货规格等基本情况出现问题立刻沟通解决,检验中时时跟进检验过程如有质量问题可以第一时间调整,不要等隔天甚至2、3天后《不合格品处理报告》开出后才开始沟通。检验合格后也要抽空了解一下生产装配状况,很多不合格品都是在生产装配中才发现到,如果去等待这些不合格信息传递我们这里,显然留给后期处理的时间就紧迫多了,成为是最难调整的状况,所以还是越早知道越好!




  九、采购数据如何整理与分析?

  采购数据是采购人员需要整理的一项重要数据,它不仅需要分类与汇总,还需要专业的分析。尽管现代企业都有ERP系统,不需要采购专门整理,但RP系统并不会专业分析。采购员不仅要会纵向对比数据,更要会横向类比,我们常在横向类比时会发现类似的物料采购价格确相差很远,这个方法很容易核查出价格不合理的状况。汇总也有利于发现主要物料的采购情况,为后续工作做准备。

  最后,“采购人应在适当的时间,以合适的价格购买到适当的数量且品质合格的物料,在规定时间内送到指定的地点。”这是采购人的职责,同样它是贯穿采购工作每一环节的思想,也是检查采购的每项工作的一个标准!

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