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工厂如何提高采购流程效率?

采购流程效率的提高既能保证不耽误生产的需要,又能保证采购的时间和质量及零库存的要求,兼顾了效率、质量、成本的采购流程对工厂作业具有重要意义。

完整的采购流程一般要经过八个阶段

第一阶段:问题识别 当工厂采购部门认识到某个产品或者某个服务缺失时,采购就开始了。问题识别可以从两方面引起:一种是内部刺激,由自身发现缺失什么东西,需要进行补充;另一种是外部刺激,根据工厂发展规划,产生新的需求。

第二阶段:描述总体需求 这一阶段采购部门应当确定的是所需要物品的总体特征以及数量,比如说产品的可靠性、耐用性、产品的价格范围等。

第三阶段:确定产品规格 首先采购部门要确定工厂有哪些产品或服务需要被采购,然后寻找市面上的产品或服务,并且对产品或服务的功能进行分析。

第四个阶段:寻找供应商 工厂一般会通过线上线下互相结合的方式,寻找供应商。

第五个阶段:提案征集,类似于招标 工厂采购人员会邀请一些潜在的供应商来进行提案说明,通过对比不同的供应商能够满足工厂采购需要的程度来确定选择哪家供应商。

第六阶段:选择供应商 通过对供应商的评估,工厂会选择最有利于工厂效益最大化的供应商。

第七阶段:签订合同 选定供应商之后与供应商签订采购合同。对于不同的供应商产业,采购合同可能涉及特定的附加条款和条件。并且购货协议的技术内容也取决于所要购买的产品或服务。之后就可以进行发货、验收。

第八阶段:绩效评估 采购工厂有三种方法对供应商进行评估。

第一种是请消费者对供应商的产品进行评价。

第二种是利用加权打分的方法,对供应商进行打分。然后根据较差、一般、良好、优秀,这四个维度进行评  分,最后将总分加总。

第三种是对于表现不好的供应商重新进行谈判,调整价格或者终止合作关系。


解决采购流程问题


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但常常采购流程并不会进行的那么顺利,在价格审批过程中,工厂价格审批只有采购部门和总经理审批后就可以执行了,导致采购价格上涨随意性较大,上涨理由和上涨的幅度是否合理无人监管。其次是采购流程中的下单环节:(1)价格未经工厂审批就下单给供应商已成为一种常态;(2)采购单未给供应商确认回传,极易产生争议;(3)盲目、被动、无计划的采购,无人监管,导致存货异常的高,以及经常生产断货的现象;(4)采购人员对相关知识的缺乏,其价格的高低未考虑付款条件对价格影响,导致资金成本较高。这些都会影响工厂的发展。


那么如何解决这些在采购流程出现的问题呢?

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