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采购工作流程:新产品样件采购工作流程20天优化到2天!


  一、背景

  A企业是一家大型设备制造商,其产品特性为单件定制、零部件采购难度大,尤其是新产品开发过程中,样件采购周期更长。因新产品研发压力较大,样件采购长期满足不了研发部门的时间要求,研发部门对采购部门抱怨不断。采购管理三大误区及提高采购工作效率的十大方法

  二、流程现状与核心问题

  2.1 流程现状

  完成PDM系统零部件签审生成图号后

  研发部门选定供应商并签订技术协议,下发到采购部门;

  采购部门依据技术协议向底图室申请晒图,邮寄给供应商;

  研发部门采用纸质“通知”下发采购计划,采购部门根据采购计划发布订单到供应商;

  物资采购回厂后,采购部门通过电话、邮件通知研发部门进行样件考核验证;

  样件考核验证结束后研发部门通过电话或纸质“通知”告知采购部门。

  2.2 核心问题非标自动化采购不可不知的三大问题

  从技术协议签订到采购订单发布,中间过程耗时长达20天,严重阻碍了采购进度,进而影响新产品开发进度。

  样件考核申请及结果信息传递随意,基本不具备可追溯性,研发部门和采购部门长期因信息遗漏或错误扯皮。

  三、优化思路与方案

  3.1 优化目标

  从技术协议签订到采购订单发出时间从平均20天缩短到平均5天。

  样件考核申请及考核结果随时可查询、可统计。

  3.2 优化方案

  按照流程优化方法ESIA,逐项分析,确认优化点:

  E:取消原有新产品图纸的“晒图申请”流程,PDM系统生成图号的同时,底图室根据PDM中的图号晒图并下发至采购部门。

  S:技术协议作为图纸的补充说明,取消“所有样件均签订技术协议”的要求,只要求“关键件签订技术协议”。

  I: 流程从原来的串行改为并行:技术协议签订、图纸下发、采购计划下发同步进行。

  A :采购人员不可错过的最全面的企业采购流程

  建立OA《样件采购申请流程》,PDM系统生成图号的同时,研发部门通过OA工作流程下发采购计划。

  建立OA《样件考核验证申请流程》,从验证申请到验证结果的反馈全部OA确认,需要相关信息时通过OA导出即可。

  四、优化效果

  从技术协议签订到采购订单发出时间从平均20天缩短到平均2天。

  样件考核申请及考核结果随时可通过OA查询统计。

  优化前后流程对比:

  采购工作流程优化前:

  采购工作流程优化后:

  


  五、对其他企业的启发/亮点

  按照流程优化方法 ESIA(清除、简化、整合、自动化)原则,逐个过程查找优化点,总能找一些优化措施。

  将原流程中串行的过程进行拆分,拆分后再逐个进行优化,将串行模式更改为并行模式,可以极大的提高工作效率。

  流程表单化、表单电子化的应用,能极大的提升工作效率和可追溯性。

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